اهمیت برون سپاری برای هتل ها

برون سپاری برای هتل ها:

برون سپاری در هتل می تواند به عنوان یک استراتژی برای قسمت های مختلف هتل مثل لاندری ، تشریفات یا … به کار گرفته شود. هدف از برون سپاری در هتل در درجه اول درآمدزایی و سپس ایجاد فرصت برای افراد و ارگان های کوچکتر اما حرفه ای است تا بهترین عملکرد خود را در بخش مربوطه جهت افزایش کیفیت و در نتیجه ایجاد تجربه ی بهتر برای مهمانان به اجرا بگذارند.

برخی از مدیران هتل برون سپاری را از بهترین راهکارهای بهینه سازی هزینه می دانند، در زمان برون سپاری این درصد اشغال است که اهمیت دارد و هزینه های شما بر مبنای تعداد اتاق هایی که سرویس دریافت کرده اند محاسبه می شود. همچنین هزینه ی منابع انسانی که از جمله ی هزینه های اصلی و مهم هتل است پایین می آید و چالش های برخورد با کارکنان مانند مرخصی یا بیماری کمتر می شود.

از مزایای دیگر برون سپاری می توان به استفاده از افراد با تجربه و متخصص ( که بطور قطع هزینه ی آموزش چنین افرادی نیز قابل توجه است) برای ایجاد ارزش افزوده استفاده کرد، در واقع شرکت هایی که برون سپاری را می پذیرند، در زمینه ی خاصی (بطور مثال بازاریابی هتل) تخصص و تجربه ی کافی دارند و بنابراین می توانند ریسک فعالیت خود را در زمینه ی مربوطه تا حد امکان پایین بیاورند.

البته باید توجه کرد که بعضی از بخش های هتل مانند بازاریابی یا مدیریت درآمد، بر خلاف بخش های مثل خانه داری یا غذا و نوشیدنی بصورت مستقیم در ارتباط با درصد اشغال نیستند، برای مثال بخش بازاریابی علاوه بر قسمت های فروش اتاق و خدمات، وظایفی مانند روابط عمومی و برندسازی را نیز برعهده دارد که غالبا محاسبه ی هزینه های عملکرد چنین قسمت هایی مقداری دشوارتر است، بنابراین برای پاسخ به چنین مشکلاتی می توان از نرخ های ثابت استفاده کرد( برای مثال یک هتل پنج ستاره نیاز به فروش بیش تر پکیج شب یلدای خود در فصل کم مسافر(low season) دارد، و اقدام به برون سپاری بازاریابی می کند، آژانس بازاریابی مربوطه کمپینی را برای هتل برنامه ریزی و اجرا می کند و در مقابل مبلغی مشخص را به هتل اعلام می کند)

در مقابل می توان برای برون سپاری با نرخ های ثابت ، بودجه ی مشخصی را از قبل تعیین کرد( با مشورت مالک یا مالکان هتل و مدیران مربوطه) و سپس اقدام به شناسایی موسسه ی مورد نظر برای انجام خدمات نمود. در مواردی مثل بازاریابی شبکه های اجتماعی ، در نظر گرفتن پورسانت مشخص ( برای مثال به ازای هر تعداد دنبال کننده یا فالوور مشخص با شرایط مشخص) می تواند مفید باشد مثال: هتلی در شیراز با بازارهدف پکیج های مسافرتی از اصفهان، اقدام به جذب فالوورهای اصفهانی برای معرفی خدمات خود می کند و بنابراین این امر را به یک آژانس بازاریابی برون سپاری می کند و در قرارداد قید می شود به مدت یک ماه به ازای جذب هر 1000 فالوور اصفهانی و بصورت واقعی(فیک نباشد) در پیج اینستاگرام هتل ، مبلغی مشخص به عنوان پورسانت به آژانس تعلق خواهد گرفت.

برون سپاری به هتل های تازه تاسیس یا بخش هایی از یک هتل که به تازگی راه اندازی شده اند، برای کنترل ریسک سرمایه گزاری و کاهش هزینه های مربوطه پیشنهاد می شود.

از معایب برون سپاری این است که کارکنان حس تعلق کمتری نسبت به سازمان شما خواهند داشت و اینکه ممکن است در یک بازه ی زمانی ، کارکنان قسمت مربوطه چندین بار تعویض شوند که این امر منجر به اتلاف زمانی خواهد بود که جهت آشنایی پرسنل با محیط کاری سپری می شود، بنابراین برون سپاری برای دوره های کوتاه مدت و بخصوص در شروع فعالیت مفید است اما زمانی که از نظر درصد اشغال به نرخ مطلوبی رسیده باشیم، می توان کارکنان بیش تری را به خدمت گرفت تا در زمینه های دیگری مثل کنترل کیفیت و برندسازی هتل سرمایه گزاری شود و صرفا برای فعالیت های محدودی از برون سپاری استفاده گردد.

برخی از مدیران هتل ، برون سپاری را از نظر هزینه بصرفه نمی دانند ، بلکه از نظر بهینه سازی زمان و انرژی و بنابراین کاهش مشکلات و چالش های مدیریتی و بخصوص در قسمت منابع انسانی می دانند، این مدیران اعتقاد دارند برون سپاری در بخش معینی از سازمان ، منجر به آزاد شدن زمان برای تمرکز بر فعالیت های سایر بخش های هتل می شود.

نکته ی دیگر در مورد کنترل بخش های برون سپاری شده است، به خوبی مشاهده می شود که کارکنان بخش برون سپاری شده مانند تیمی جدای از سازمان فعالیت می کنند و طبیعتا مدیران خود را به عنوان کارفرماهایشان قبول دارند، بنابراین ایجاد انگیزش برای تیم برون سپاری امری غیر ممکن بنظر می رسد، مشکل دیگر ممکن است کیفیت کار باشد، برای مثال در هتلی که بخش لاندری خود را برون سپاری کرده است، در زمان قرارداد حتی چنانچه مدیر هتل از کیفیت کار بخش لاندری ناراضی باشد، نمی تواند بصورت مستقیم به کارکنان آن بخش تذکر دهد و صرفا باید با موسسه یا سازمانی که برون سپاری را برعهده گرفته صحبت کند.

برای پاسخ گویی به چنین مشکلاتی بهتر است قبل از برون سپاری فلسفه ی کاری سازمان، شیوه ها و استاندارد های کاری هتل، برای کارکنان بخش برون سپاری شده از طریق ایجاد جلسه های کارگروهی (با حضور کارفرماهایشان) برگزار گردد و کیفیت کاری مورد انتظار هتل گوشزد شود تا از بروز مشکلات بالقوه تا حد زیادی جلوگیری شود. کارکنان باید توجیه شوند که در زمان فعالیتشان در هتل ، جزیی از تیم کاری هتل هستند و بنابراین موظف به رعایت اصول حرفه ای و استانداردهای کاری هتل می باشند.

در جلسات توجیهی با کارکنان بخش برون سپاری شده ، برای افزایش حس تعلق ، می توان از امکانات پرسنلی در نظر گرفته شده برای آن ها در طول فعالیتشان صحبت نمود(برای مثال استفاده از سرویس صبحانه یا چای و قهوه)

چالشی که ممکن است مدیران هتل با آن رو به رو شوند این است که آیا صحیح است از سازمان مشابهی برای برون سپاری خدمات خود استفاده کنند که به رقیبشان نیز خدمات ارایه کرده است؟ پاسخ به این سوال از دو جنبه مورد بررسی قرار می گیرد:

اول : اینکه کارکنانی که در سایر هتل ها تجربه ی فعالیت دارند به تیم کاری اضافه شوند، می تواند از این جنبه مفید باشد که بهتر بتوانند نحوه ی ارایه ی خدمات فعلی هتل را بررسی و ارزیابی کنند و بنابراین تفکرات و تجربیات خود را به عنوان ایده هایی نو به مدیران هتل انتقال دهند، بدیهی است ممکن است عادی شدن فعالیت ها و روزمرگی برای کارکنان فعلی ، ممکن است باعث کاهش قوه ی خلاقیت آن ها برای ارزیابی فعالیت ها شده باشد.

دوم: وقتی کارکنانی خارج از سازمان به تیم کاری اضافه می شوند ممکن است مدت زمانی لازم باشد تا با محیط و پروسه ی کاری موجود و احیانا استاندارد های مربوط(که با سایر سازمان های رقیب متفاوت است) آشنا شوند و همچنین ممکن است آفت مقایسه ی سازمانی بین کارکنان بوجود آید که رقیبتان بهتر از شماست و عملکرد بهتری دارد و از این نظر آسیب زاست.

در انتخاب سازمان یا موسسه ای که برون سپاری قرار است به آن سپرده شود باید دقت کافی به عمل آید، برای مثال بین آژانسی که به بازاریابی می پردازد و سابقه و تجربه ی بالایی در این امر دارد، و آژانسی که صرفا به بازاریابی هتل ها می پردازد و در این زمینه تخصص دارد(اگرچه با سابقه فعالیت کمتر) ، تفاوت قابل توجهی وجود خواهد داشت و در این زمینه ها باید با کارشناسان هتلداری که به بازار و فعالیت های آژانس های مربوطه آشنا هستند ، مشورت نمود. نمونه ی دیگر این است که آژانسی در زمینه ی خدمات لاندری هتل های چهار و پنج ستاره و آژانسی در زمینه ی خدمات لاندری بیمارستان ها فعالیت داشته است که بدیهی است فعالیت تخصصی تر و تجربه های مرتبط کارگشا خواهند بود.